I. Giới thiệu.

By Cotton nhận thức rõ tầm quan trọng của dữ liệu cá nhân mà Quý khách tin tưởng cung cấp cho chúng tôi, và cam kết quản lý, bảo vệ, xử lý dữ liệu đó một cách có trách nhiệm, phù hợp với quy định pháp luật Việt Nam hiện hành, bao gồm Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân số 91/2025/QH15, Nghị định 356/2025/NĐ-CP, Luật Thương mại điện tử số 122/2025/QH15, Nghị định 248/2026/NĐ-CP và Luật Bảo vệ quyền lợi người tiêu dùng 2023.

Chính sách này áp dụng cho Công ty TNHH By Cotton (sau đây gọi là "By Cotton" hoặc "chúng tôi"), với vai trò bên kiểm soát và xử lý dữ liệu cá nhân, đối với khách hàng truy cập, đăng ký tài khoản và đặt hàng trên website bycotton.vn, bao gồm việc hỗ trợ đơn hàng website qua hotline, email, fanpage và Zalo.

Trong phạm vi trên, Chính sách này quy định cách thức By Cotton thu thập, sử dụng, chia sẻ, lưu trữ, bảo vệ và xử lý dữ liệu cá nhân, các điều khoản ràng buộc khi Quý khách sử dụng website và các phương thức thanh toán được chấp nhận.

By Cotton có quyền cập nhật, sửa đổi Chính sách này theo từng thời kỳ để phù hợp với thay đổi về công nghệ, pháp luật hoặc hoạt động kinh doanh. Phiên bản cập nhật được đăng tải công khai trên website kèm ngày có hiệu lực.

II. Khi nào By Cotton thu thập thông tin.

By Cotton thu thập dữ liệu cá nhân của Quý khách trong các trường hợp sau:

● Khi Quý khách đặt hàng, đăng ký tài khoản trên website

● Khi Quý khách điền biểu mẫu, đăng ký nhận tin, tham gia chương trình khuyến mãi, minigame, sự kiện trên website

● Khi Quý khách liên hệ, phản hồi, khiếu nại qua hotline, email, fanpage, Zalo liên quan đến đơn hàng hoặc tài khoản trên website, bao gồm nội dung tin nhắn và ghi âm cuộc gọi (nếu có, By Cotton sẽ thông báo ở đầu cuộc gọi)

● Khi Quý khách được tư vấn chọn size cho đơn hàng website

● Khi Quý khách đăng ký và sử dụng tài khoản thành viên, tích điểm trên website

● Khi Quý khách thực hiện giao dịch mua hàng, thanh toán qua website

● Khi Quý khách tương tác với website (bao gồm dữ liệu thu thập qua cookie và các công cụ đo lường, quảng cáo nêu tại Mục VI)

III. Phạm vi thu thập thông tin.

Dữ liệu cá nhân By Cotton thu thập gồm các nhóm dưới đây. By Cotton chỉ thu thập dữ liệu cần thiết cho các mục đích nêu tại Mục IV.

● Thông tin định danh và liên hệ: họ tên, số điện thoại, địa chỉ email, địa chỉ giao hàng; ngày sinh, giới tính (nếu Quý khách cung cấp)

● Thông tin giao dịch: thông tin đơn hàng, lịch sử mua hàng, đổi trả, hạng thành viên và điểm tích lũy

● Thông tin tư vấn size: chiều cao, cân nặng, số đo cơ thể và thói quen mặc (nếu Quý khách cung cấp). Dữ liệu này chỉ dùng để tư vấn size và hỗ trợ đổi size.

● Nội dung trao đổi: tin nhắn qua fanpage, Zalo, website; ghi âm cuộc gọi hotline (nếu có).

● Dữ liệu thiết bị và hành vi trên website: địa chỉ IP, loại thiết bị, trình duyệt, trang đã xem, sản phẩm đã xem hoặc thêm vào giỏ hàng, thu thập qua cookie và pixel (Mục VI).

Đối với giao dịch thanh toán trực tuyến, By Cotton không lưu trữ số tài khoản, số thẻ ngân hàng của khách hàng. Các thông tin này do cổng thanh toán/ngân hàng trung gian xử lý và lưu trữ theo quy định riêng của đơn vị đó, phục vụ mục đích đối soát giao dịch.

By Cotton không chủ đích thu thập dữ liệu cá nhân nhạy cảm (như thông tin sức khỏe, tôn giáo, quan điểm chính trị). Đề nghị Quý khách không cung cấp các thông tin này qua các kênh của By Cotton.

IV. Mục đích sử dụng thông tin và cơ chế đồng ý.

1. Mục đích cần thiết để cung cấp dịch vụ

● Xử lý và giao đơn hàng cho Quý khách

● Thông báo tình trạng giao hàng và hỗ trợ khách hàng

● Tư vấn size, xử lý đổi trả, bảo hành

● Quản lý tài khoản khách hàng và chương trình thành viên (nếu có)

● Xác nhận và xử lý các giao dịch thanh toán

● Bảo đảm an toàn website, phòng chống gian lận đơn hàng

● Tuân thủ nghĩa vụ pháp lý khi cơ quan nhà nước có thẩm quyền yêu cầu

2. Mục đích tiếp thị và cải thiện dịch vụ

● Cung cấp thông tin về sản phẩm, chương trình khuyến mãi qua SMS, Zalo, email, Facebook, Instagram (nếu có)

● Hiển thị quảng cáo phù hợp trên các nền tảng mạng xã hội (như Facebook, Instagram, TikTok), bao gồm việc sử dụng số điện thoại, email ở dạng đã mã hóa để nhận diện nhóm khách hàng phù hợp

● Phân tích lịch sử mua sắm để gợi ý sản phẩm phù hợp

● Cải thiện chất lượng dịch vụ, trải nghiệm mua sắm trên website (qua cookie đo lường, khảo sát)

3. Cách By Cotton ghi nhận sự đồng ý

● Khi truy cập website, By Cotton hiển thị thông báo về việc sử dụng cookie. Bằng việc bấm [Đồng ý] hoặc tiếp tục sử dụng website sau khi thông báo hiển thị, Quý khách đồng ý với việc sử dụng cookie theo Mục VI.

● Khi đăng ký tài khoản trên website, Quý khách xác nhận đã đọc và đồng ý với Chính sách này bằng thao tác [tích chọn ô xác nhận / bấm nút Đăng ký].

● Khi đặt hàng không đăng nhập tài khoản, Quý khách xác nhận đã đọc và đồng ý với Chính sách này bằng thao tác [bấm nút Đặt hàng].

By Cotton không sử dụng dữ liệu cá nhân của Quý khách ngoài các mục đích nêu trên, trừ khi có sự đồng ý bổ sung từ Quý khách.

V. Ai có thể tiếp cận thông tin của Quý khách.

Dữ liệu cá nhân được xử lý bởi nhân sự By Cotton có nhiệm vụ liên quan, theo nguyên tắc chỉ cấp quyền truy cập ở mức cần thiết cho công việc.

By Cotton chia sẻ phần dữ liệu cần thiết cho các nhóm đối tác sau, trên cơ sở hợp đồng có điều khoản bảo vệ dữ liệu cá nhân:

● Đơn vị vận chuyển, giao nhận hợp tác với By Cotton (tên, số điện thoại, địa chỉ giao hàng), phục vụ mục đích giao hàng

● Đơn vị cung cấp cổng thanh toán trung gian, phục vụ xử lý giao dịch

● Nhà cung cấp phần mềm quản lý bán hàng, phần mềm chat và chăm sóc khách hàng, hạ tầng lưu trữ và đơn vị vận hành website

● Nền tảng gửi tin nhắn và email: 

  - Zalo OA - https://zalo.me/bycotton

  - Hotline: 0902 414 363

  - Email: cskh@bycotton.vn

● Nền tảng quảng cáo và đo lường: Facebook, Instagram, TikTok, phục vụ mục đích nêu tại Mục IV.2

● Cơ quan nhà nước có thẩm quyền, khi có yêu cầu theo quy định pháp luật

Chuyển dữ liệu ra nước ngoài: Một số nhà cung cấp nêu trên (như Facebook, Instagram, TikTok) đặt máy chủ ngoài lãnh thổ Việt Nam, vì vậy dữ liệu của Quý khách có thể được chuyển và lưu trữ ở nước ngoài. By Cotton chỉ chuyển dữ liệu ở mức cần thiết và thực hiện các thủ tục chuyển dữ liệu cá nhân ra nước ngoài theo quy định pháp luật.

By Cotton không mua, bán, cho thuê hoặc trao đổi dữ liệu cá nhân của Quý khách cho bên thứ ba vì mục đích thương mại ngoài phạm vi nêu trên.

VI. Cookie và công cụ theo dõi trên website.

Cookie là tệp dữ liệu nhỏ được lưu trên thiết bị khi Quý khách truy cập website. By Cotton sử dụng các nhóm sau:

● Cookie cần thiết: duy trì giỏ hàng, đăng nhập, bảo mật. Nhóm này luôn bật vì website không hoạt động được nếu thiếu.

● Cookie đo lường: thống kê lượt truy cập, hành vi xem trang để cải thiện website.

● Cookie và pixel quảng cáo: đo hiệu quả quảng cáo và hiển thị quảng cáo phù hợp (Meta Pixel, TikTok Pixel).

Khi Quý khách truy cập website lần đầu, By Cotton hiển thị thông báo về việc sử dụng cookie. Bằng việc bấm [Đồng ý] hoặc tiếp tục sử dụng website sau khi thông báo hiển thị, Quý khách đồng ý với việc By Cotton sử dụng các nhóm cookie nêu trên. Quý khách có thể chặn hoặc xóa cookie trong cài đặt trình duyệt; khi đó một số tính năng của website có thể không hoạt động đầy đủ.

VII. Lưu trữ và xóa dữ liệu.

By Cotton lưu trữ các nhóm dữ liệu sau trên hệ thống nội bộ và hệ thống của các nhà cung cấp nêu tại Mục V:

● Thông tin tài khoản và thành viên trên website

● Thông tin đơn hàng, lịch sử mua hàng, đổi trả

● Thông tin tư vấn size

● Nội dung trao đổi qua hotline, email, fanpage, Zalo

● Dữ liệu thu thập qua cookie và pixel trên website

● Hóa đơn, chứng từ kế toán

Dữ liệu được xóa khi Quý khách yêu cầu, trừ trường hợp pháp luật yêu cầu lưu trữ (hóa đơn, chứng từ kế toán). Dữ liệu đã xóa không thể khôi phục.

VIII. Biện pháp bảo mật và xử lý sự cố.

By Cotton áp dụng các biện pháp quản lý và kỹ thuật để bảo vệ dữ liệu, gồm: phân quyền truy cập theo vị trí công việc; xác thực tài khoản nội bộ; mã hóa kết nối website (HTTPS); sao lưu dữ liệu; cam kết bảo mật với nhân sự và đối tác; đào tạo nhân sự về bảo vệ dữ liệu.

Khi xảy ra sự cố lộ, mất dữ liệu cá nhân, By Cotton sẽ thông báo cho cơ quan chuyên trách bảo vệ dữ liệu cá nhân (Bộ Công an), và thông báo cho Quý khách bị ảnh hưởng khi sự cố có khả năng gây thiệt hại cho Quý khách.

By Cotton không bao giờ yêu cầu Quý khách cung cấp mật khẩu, mã OTP hoặc thông tin thẻ qua điện thoại, tin nhắn hay mạng xã hội. Nếu nhận được yêu cầu như vậy dưới danh nghĩa By Cotton, vui lòng báo ngay qua hotline.

IX. Quyền của Quý khách đối với dữ liệu cá nhân.

Quý khách có quyền:

● Được biết về hoạt động xử lý dữ liệu cá nhân của mình

● Yêu cầu truy cập, kiểm tra và nhận bản sao dữ liệu cá nhân mà By Cotton đang lưu giữ

● Yêu cầu chỉnh sửa, bổ sung thông tin

● Yêu cầu ngừng thu thập hoặc xóa dữ liệu cá nhân

● Yêu cầu hạn chế xử lý; phản đối việc xử lý cho mục đích quảng cáo, tiếp thị

● Rút lại sự đồng ý cho phép xử lý dữ liệu cá nhân bất kỳ lúc nào

● Khiếu nại theo cơ chế tại Mục XIII

Lưu ý: việc rút lại sự đồng ý hoặc xóa dữ liệu có thể ảnh hưởng đến khả năng By Cotton tiếp tục cung cấp một số dịch vụ liên quan cho Quý khách (không thể tra cứu lịch sử mua hàng, điểm thành viên). Việc rút lại không ảnh hưởng đến tính hợp pháp của các hoạt động xử lý đã thực hiện trước đó.

Quý khách có thể thực hiện các quyền trên bằng cách liên hệ đầu mối tại Mục XIV. By Cotton có thể đề nghị Quý khách xác minh danh tính trước khi xử lý, để tránh cung cấp dữ liệu cho người không phải chủ thể dữ liệu.

X. Dữ liệu cá nhân của trẻ em.

Sản phẩm và dịch vụ của By Cotton hướng đến người trưởng thành. By Cotton không chủ đích thu thập dữ liệu cá nhân của người dưới 16 tuổi. Trường hợp cần xử lý, By Cotton chỉ thực hiện khi có sự đồng ý của cha mẹ hoặc người giám hộ theo quy định pháp luật. Nếu phát hiện đã thu thập dữ liệu của trẻ em mà chưa có sự đồng ý hợp lệ, By Cotton sẽ xóa dữ liệu đó.

XI. Điều khoản sử dụng website.

1. Quy định chung

Bằng việc truy cập và sử dụng website bycotton.vn, Quý khách đồng ý tuân thủ các điều khoản sử dụng này. Việc xử lý dữ liệu cá nhân của Quý khách tuân theo các Mục II đến X và sự đồng ý riêng của Quý khách.

2. Từ chối bảo đảm

Website và dịch vụ được cung cấp trên cơ sở hiện có. By Cotton nỗ lực duy trì website hoạt động ổn định nhưng không đảm bảo website vận hành liên tục, không gián đoạn hoặc không có lỗi kỹ thuật. By Cotton không chịu trách nhiệm đối với gián đoạn hoặc thiệt hại phát sinh do sự kiện bất khả kháng hoặc nguyên nhân nằm ngoài khả năng kiểm soát hợp lý, trừ trường hợp thiệt hại do lỗi của By Cotton.

3. Thay đổi điều khoản

By Cotton có quyền thay đổi, sửa đổi điều khoản sử dụng theo từng thời kỳ. Thay đổi được đăng tải trên website kèm ngày có hiệu lực. Thay đổi không áp dụng cho các đơn hàng đã được xác nhận trước ngày có hiệu lực.

4. Quyền sở hữu trí tuệ

Toàn bộ nội dung, hình ảnh, thiết kế, thương hiệu, logo trên website thuộc quyền sở hữu của By Cotton hoặc bên thứ ba đã cấp phép. Quý khách không được sao chép, sử dụng cho mục đích thương mại khi chưa có sự chấp thuận bằng văn bản.

5. Giới hạn trách nhiệm

Quý khách tự chịu trách nhiệm về tính chính xác của thông tin cung cấp cho By Cotton (địa chỉ giao hàng, số điện thoại...). By Cotton không chịu trách nhiệm cho các vấn đề phát sinh do thông tin sai lệch từ phía Quý khách.

6. Luật điều chỉnh

Điều khoản này được điều chỉnh theo pháp luật Việt Nam. Mọi tranh chấp phát sinh sẽ được hai bên ưu tiên giải quyết trên cơ sở thương lượng, hòa giải. Trường hợp thương lượng, hòa giải không thành, tranh chấp được giải quyết tại Tòa án có thẩm quyền theo quy định pháp luật Việt Nam.

XII. Chính sách thanh toán.

By Cotton hỗ trợ các phương thức thanh toán sau cho đơn hàng đặt trên website:

1. Thanh toán khi nhận hàng (COD – Cash on Delivery)

Nhân viên giao hàng thu tiền mặt hoặc hỗ trợ chuyển khoản/quét mã QR khi giao hàng đến Quý khách. Quý khách vui lòng kiểm tra đơn hàng trước khi thanh toán theo Chính sách kiểm hàng [chèn liên kết] và xác nhận hoàn tất đơn.

2. Thanh toán trực tuyến qua website

Khi chọn hình thức thanh toán online, hệ thống sẽ tự động tạo mã QR chuyển khoản tương ứng với giá trị đơn hàng để Quý khách quét và thanh toán trực tiếp qua ứng dụng ngân hàng. Đơn hàng sẽ được xác nhận tự động sau khi giao dịch thành công.

By Cotton không lưu trữ thông tin thẻ hoặc tài khoản ngân hàng của Quý khách trong quá trình này; toàn bộ giao dịch được xử lý qua cổng thanh toán/ngân hàng trung gian. (Các hình thức thanh toán bằng ví điện tử, thẻ tín dụng/ghi nợ quốc tế sẽ được cập nhật khi By Cotton triển khai.)

XIII. Cơ chế tiếp nhận và giải quyết khiếu nại.

By Cotton tiếp nhận và giải quyết khiếu nại của khách hàng qua các kênh:

● Hotline: 0902 414 363

● Email: cskh@bycotton.vn

● Fanpage: https://www.facebook.com/bycottonstore — Zalo OA: https://zalo.me/bycotton

● Trực tiếp tại hệ thống cửa hàng By Cotton:

○ By Cotton Flagship Store: 476 Quang Trung, Phường Gò Vấp, TP.HCM.

○ By Cotton Sư Vạn Hạnh: 421/8 Sư Vạn Hạnh, Phường Hoà Hưng, TP.HCM.

○ By Cotton Phan Đình Phùng: 116-118 Phan Đình Phùng, Phường Cầu Kiệu, TP.HCM.

○ By Cotton Biên Hòa: 1309 Phạm Văn Thuận, Phường Trấn Biên, Đồng Nai.

○ By Cotton Võ Văn Ngân: 300 Võ Văn Ngân, Phường Thủ Đức, TP.HCM.

By Cotton phản hồi tiếp nhận trong 24 giờ làm việc và giải quyết khiếu nại trong 07 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ thông tin. Trường hợp không đồng ý với kết quả giải quyết, Quý khách có quyền gửi phản ánh đến cơ quan quản lý nhà nước về bảo vệ quyền lợi người tiêu dùng, hoặc cơ quan chuyên trách bảo vệ dữ liệu cá nhân (Bộ Công an) đối với khiếu nại về dữ liệu cá nhân.

XIV. Thông tin đơn vị cung cấp dịch vụ.

CÔNG TY TNHH BY COTTON

● Mã số thuế: 0319120573

● Ngày cấp: cấp lần đầu ngày 22/08/2025 — Nơi cấp: Sở Tài Chính TPHCM

● Người đại diện pháp luật: Trần Nguyễn Chi Điệp

● Địa chỉ đăng ký kinh doanh: 421/8 Sư Vạn Hạnh, Phường Hoà Hưng, TP. Hồ Chí Minh

● Văn phòng giao dịch: 421/8 Sư Vạn Hạnh, TP. Hồ Chí Minh

● Điện thoại: 0902 414 363

● Email: cskh@bycotton.vn

Cửa Hàng Nổi Bật

Cửa Hàng Nổi Bật